O Educacenso coleta informações sobre a matrícula de estudantes, o número de turmas e de professores, formação dos mesmos, vínculo empregatício, a situação das escolas, entre outras informações importantes para o planejamento de políticas públicas e o acompanhamento da qualidade da educação no país. 

O sistema é utilizado tanto por escolas públicas quanto privadas, e é obrigatório para todas as instituições de ensino.

A coleta de dados é realizada anualmente, em um período determinado pelo MEC, porém, em diversos momentos do ano, novos levantamentos e conferências são realizadas pelas secretarias escolares e diversas auditorias são operacionalizadas pelas equipes dos Núcleos, Secretarias de Educação e MEC. Enfim, embora anual, durante todo o ano o sistema é trabalhado pelas escolas.

Os gestores e secretários das escolas devem acessar o sistema e fornecer as informações solicitadas, como o número de matrículas em cada turma, o número de professores, a infraestrutura da escola, entre outras informações relevantes.

Com esses dados, o MEC pode monitorar a qualidade da educação em todo o país, identificar as principais dificuldades enfrentadas pelos estudantes e pelas escolas, e planejar políticas públicas para melhorar a qualidade da educação. O sistema também permite que os gestores das escolas avaliem o seu desempenho em relação a outras escolas e identifiquem pontos que precisam ser melhorados.

O Educacenso é utilizado para calcular o Índice de Desenvolvimento da Educação Básica (IDEB), que é um indicador que mede a qualidade da educação no país. O IDEB é calculado a cada dois anos e leva em conta o desempenho dos alunos em provas de português e matemática, bem como a taxa de aprovação e reprovação nas escolas. Para verificar o IDEB, clique aqui.

Entre as diversas etapas do Censo Escolar, após o término do ano letivo, está a marcação da situação do aluno, a qual é feita no início do ano seguinte ao período de referência do Censo Escolar.

Nesta fase é necessário acessar o sistema e selecionar a turma correspondente ao aluno. Em seguida, é necessário buscar o nome do aluno na lista e marcar a sua situação atual. As opções disponíveis são: matriculado, transferido para outra escola, transferido para outra rede de ensino, falecido, em situação de abandono ou em situação de dependência.

É importante destacar que cada uma dessas opções tem um significado específico. Por exemplo, o aluno que está matriculado é aquele que está frequentando regularmente as aulas. Já o aluno que está em situação de abandono é aquele que se matriculou no início do ano letivo, mas que, por algum motivo, deixou de frequentar as aulas por mais de 30 dias consecutivos, sem justificativa.

Os dados de situação do aluno são importantes porque permitem ao MEC ter uma visão geral da educação no país e planejar políticas públicas adequadas. Esses dados vêm das escolas e são coletados pelo sistema Educacenso.

Outra etapa muito importante na elaboração do Censo Escolar, ou melhor, após a elaboração do Censo propriamente dito, é a fase de inclusão dos admitidos após a data limite do Censo, isto porque, durante todo o ano, alunos são transferidos, remanejados, reclassificados, além de que, ocorrem mudanças no cadastro dos alunos e isso afeta os dados que precisam ser exatos e fidedignos.

O objetivo da fase de admitidos após é garantir que todas as informações sobre os alunos estejam corretas e atualizadas no sistema do Censo Escolar. Isso é importante para que o governo possa planejar políticas públicas e tomar decisões com base em dados precisos e atualizados.

Durante a fase de admitidos após, as escolas devem informar ao sistema do Censo Escolar as matrículas realizadas após o período de coleta de dados, bem como as atualizações cadastrais de alunos que já estavam matriculados. Essas informações devem ser inseridas no sistema com a mesma precisão e atenção dada durante a coleta de dados inicial.

O processo de inserção dos dados de admitidos após é semelhante ao processo de coleta de dados inicial. As escolas devem acessar o sistema do Censo Escolar e informar as informações solicitadas, como nome do aluno, data de nascimento, número do CPF, INEP, CGM, NIS, nome dos pais, entre outras informações relevantes.

É importante que as escolas realizem essa etapa com atenção e precisão, pois as informações inseridas durante a fase de admitidos após são utilizadas para atualizar as informações do aluno no sistema do Censo Escolar. Essas informações também são utilizadas para calcular indicadores educacionais importantes, como o Índice de Desenvolvimento da Educação Básica (IDEB).

O trabalho dos secretários escolares é fundamental para garantir que os dados dos alunos estejam corretos e atualizados.

Os secretários escolares também devem estar atentos às mudanças nas políticas educacionais, que podem afetar a forma como os dados são coletados e reportados. Por exemplo, em 2020, devido à pandemia de COVID-19, o MEC suspendeu a coleta de dados presenciais e permitiu que as escolas informassem a situação dos alunos por meio de um formulário online.

Além disso, os secretários escolares devem estar preparados para lidar com situações especiais, como a de alunos em situação de dependência. Esses alunos são aqueles que não conseguiram concluir as atividades do ano letivo anterior e, portanto, precisam fazer atividades complementares para recuperar os conteúdos perdidos. Nesse caso, é importante que o secretário escolar marque a situação do aluno como "dependente" e acompanhe o seu progresso nas atividades complementares.

Em suma, todo este trabalho repousa na rigorosa observação e conferência de documentos, no levantamento de dados atualizados durante todas as fases de coleta (ano todo), no registro minucioso dos dados nos diferentes sistema que se intercomunicam, na necessidade de acompanhar a evolução tecnológica e legal, que a cada etapa muda e inova nas ferramentas de coleta e registro, enfim, exige atenção e responsabilidade por parte da equipe administrativa, bem como atenção aos prazos de abertura e fechamento de cada fase, que no geral, são curtos.