Matrícula de alunos: A secretaria escolar é responsável por receber os documentos necessários para matrícula de novos alunos, como certidão de nascimento, histórico escolar e comprovante de residência. Também é de sua responsabilidade fazer a atualização do cadastro dos alunos já matriculados.

Aqui vale uma informação de utilidade pública: para fazer a matrícula, os pais ou responsáveis devem trazer certidão de nascimento do aluno, RG e CPF (se tiver), comprovante de endereço (talão de luz ou de água em nome de um dos responsáveis. Caso não esteja, deve trazer junto a este talão, mais um comprovante de endereço qualquer que conste o nome de um dos responsáveis; comprovante de vacinação (retirado nas unidades de saúde); RG e CPF dos responsáveis; se for beneficiário do Bolsa-Família, deve trazer o documento com os números do NIS do responsável, do aluno e o CAD Único. No caso de transferência, trazer também declaração de transferência ou histórico escolar, entre outros documentos que podem ser solicitados conforme o caso.

É interessante observar ainda, que recentemente, foi implementado nas escolas municipais o LRCO - Livro de Registro de Chamada on line, onde mais do que faltas, são lançadas as notas e os conteúdos trabalhados pelos professores em sala.

É importante frisar que cada informação ou documento gerado tem uma finalidade: ora para garantir direitos, ora para confirmar determinada situação. Também servem para efetivar controles, como frequência escolar do aluno, critérios para programas sociais, frequência dos servidores, etc. E cada documento gerado gera suas consequências. A constatação de que um aluno tem excesso de faltas, por exemplo, gera um relatório que pode fazer com que ele seja suspenso de programas sociais, pode fazer com que haja reprovação por falta, o que implica a necessidade da escola tomar atitudes preventivas, como comunicar os pais, o Conselho Tutelar, etc. Enfim, todas as atividades são encadeadas e geram outras atividades.

Para tanto, a secretaria escolar precisa previamente cadastrar todos os professores no Censo Escolar, cadastrar as turmas, o quadro de horários e liberar o acesso, juntamente com a Coordenação Escolar. Assim, após vistos e conferências, os registros são migrados para o Sistema SERE, o que implica uma rotina de trabalho organizada e planejada para deixar o sistema operante no início do ano letivo para uso adequado por parte da equipe pedagógica e docente. Lembrando que no início de ano, também é necessário organizar e operacionalizar previamente a abertura de turmas, o cadastro dos alunos, as matrículas destes alunos nas respectivas turmas no Sistema SERE, entre outros procedimentos de certa forma morosos e que devem seguir todos os passos e rigores estabelecidos em diretrizes e orientações da SEED.

Neste contexto também houve mudanças. Além da coleta e fotocópia de todos os documentos na ocasião da matrícula, que devem ser arquivados na pasta individual do aluno, da transcrição destes dados no requerimento de matrícula, assinado pelos pais, setor administrativo e direção, para posterior transcrição no sistema SERE (bem como as constantes atualizações), a nova diretriz exige que estes documentos sejam digitalizados e anexados um a um na Pasta Virtual do Aluno no sistema. 

Alimentação e atualização de dados em sistemas próprios: O setor administrativo, além de trabalhar constantemente com o SERE (sistema principal que condensa grande parte das atividades, como cadastros de alunos, de professores, matrículas atualizações, inclusão de documentos, estrutura e recursos materiais da escola para o Censo Escolar, emissão de boletins, históricos, transferências, etc), tratando e atualizando dados, ainda alimenta ou trata dados do Sistema Presença (Bolsa-Família), LRCO, PTRP (Ponto biométrico), Educacenso (procedimentos do Censo Escolar, interligados com o SERE, em suas diversas etapas); PDDE WEB; Tribunal de Contas; além de planilhas da SME. Também é responsável pela elaboração, inclusão e monitoramento de processos diversos no E-Protocolo, que é um sistema desenvolvido pelo Estado do Paraná para o controle e tramitação de toda documentação da Administração Pública, desde sua produção até o arquivamento ou eliminação.

Organização de documentos: A secretaria escolar é responsável por manter organizados todos os documentos referentes aos alunos, professores e funcionários, como fichas cadastrais, históricos escolares, atestados médicos, entre outros. No arquivo inativo, por exemplo, estão os documentos de todos os alunos que já passaram pela escola. Além de documentos dos professores, de processos de renovação, livros de chamada, folhas-ponto, entre diversos outros documentos que precisam estar organizados em ordem (alfabética, cronológica, etc) para estarem acessíveis sempre que necessários.

Emissão de documentos: A secretaria escolar é responsável por emitir documentos, e aqui entram tanto os documentos padronizados ou formais, disponíveis no sistema, como declarações de matrícula, históricos escolares, boletins, como diversos outros tipos, como ofícios, pareceres, relatórios, atas, certificados, relatórios, etc. sempre que solicitados pelos alunos, pais ou responsáveis.

A Secretaria também é responsável pelo controle da frequência dos servidores, controlando carga horária, faltas, justificativas. Recentemente, foi implementado o ponto digital biométrico, o qual conta com um sistema informatizado próprio, cujos dados são coletados e tratados conforme a legislação trabalhista e estatutária em vigor e encaminhados para o RH. 

Atendimento ao público: A secretaria escolar é responsável por atender pais, alunos e responsáveis, esclarecendo dúvidas, fornecendo informações e encaminhando solicitações, seja presencialmente, através de telefone, e-mail, e recentemente, por meio das mensagens instantâneas, em certos casos. Obviamente, que muitas atividades dependem do atendimento presencial, o qual tem preferência. Também é importante destacar que além do atendimento ao público externo, há atendimento também das demandas internas (solicitações dos professores, da equipe pedagógica, da direção, dos alunos, e dos diversos órgãos da Educação).

Rotinas mensais: algumas atividades são rotineiras, como pedido e controle do estoque e da merenda escolar servida, controle de frequência dos estagiários, dos funcionários terceirizados, dos prestadores de serviço (Patronato), além da frequência dos funcionários cadastrados no ponto digital. Há também controle do flúor, lançamento de notas fiscais no livro caixa, entre outras diversas atividades rotineiras, como declarações, ofícios, matrículas, transferências, etc. Enfim, o trabalho polivalente e bem abrangente. Muitas vezes, cabe à equipe administrativa solucionar até mesmo problemas técnicos, como impressoras inoperantes,  computadores travados, troca de torneiras, de lâmpadas, etc. Isso demonstra que o ambiente escolar tem uma dinâmica própria e todos os seus servidores precisam realizar uma série de atividades das mais variadas possíveis, incluindo a equipe docente, que sempre busca ir além da atuação básica em sala de aula e proporcionar aos alunos experiências concretas de aprendizagem.

Rotinas eventuais: além das atividades habituais, muitas vezes recai na secretaria a participação e o envolvimento em atividades eventuais, como feiras, festas, rifas, bingos ou outros eventos da APMF. Também pode ser considera uma rotina eventual (normalmente anual), o levantamento / contagem, a elaboração de relatórios, a obtenção de documentos, para fins de processos de renovação de autorização de funcionamento ou de credenciamento, que atualmente são inseridos no E-protocolo. São dezenas ou centenas de páginas com documentos comprobatórios da legalidade da documentação escolar, dos professores, dos alunos, da estrutura física, além de laudos, alvarás e documentos diversos anexados. As prestações de contas, em regra atribuições da direção, também podem ter a participação da equipe administrativa, pois são extremamente detalhadas, exigindo reuniões, atas, orçamentos diversos, preenchimento de diferentes tabelas padronizadas, conferência de extratos das diferentes contas bancárias, etc. Sobre isso, é importante destacar que cada recurso federal é dividido geralmente em um parcela de custeio e outra de capital, não podendo ser aplicado livremente, mas devendo obedecer a legislação que autoriza o que pode ser adquirido com cada parcela dos diferentes recursos, cada um depositado em conta específica. Outro exemplo de rotina eventual é o levantamento, controle e distribuição dos uniformes escolares. 

Obviamente, nenhum trabalho, ou quase nenhum, se dá de forma isolada, mas depende da realização da etapa anterior ou posterior pelos demais membros da equipe, demonstrando que, quando há sobrecarga ou gargalo em um setor, a escola inteira sofre os impactos, o que pode comprometer a exatidão, prazos ou a qualidade do trabalho.

Gerenciamento de recursos: A secretaria escolar é responsável por auxiliar no gerenciamento de recursos financeiros, materiais e humanos. Para isso, mantém controle do acervo patrimonial do estabelecimento. Também auxilia na regularidade cadastral da entidade junto às entidades fiscalizadoras do uso de recursos (como TCE), na elaboração das prestações de contas, na regularidade da APMF, na elaboração do livro-caixa, entre outros procedimentos a cargo da gestão.

Apoio à administração escolar: A secretaria escolar é responsável por apoiar a administração escolar em todas as suas atividades, contribuindo para o bom funcionamento da instituição como um todo.

Organização de eventos: A secretaria escolar é responsável por participar da organização de eventos escolares, como festas juninas, dia das mães e apresentações de final de ano, reuniões de pais, reuniões do Conselho Escolar, etc.

Essas são algumas das atividades desenvolvidas em uma secretaria escolar. Cabe ressaltar que a lista pode variar de acordo com a instituição de ensino e suas particularidades e o trabalho se confunde por se dar em paralelo com o trabalho da equipe gestora. 

Segundo o Regimento Escolar, os trabalhos realizados na Secretaria Escolar são atribuição dos servidores técnico-administrativos, sendo que aquele que atua como Secretário Escolar deve ser designado por Ato Oficial (Resolução, decreto, etc.) segundo normas da Secretaria Municipal de Educação. Conforme define o Manual do Secretário Escolar da Secretaria de Estado da Educação do Paraná – SEED, a secretaria escolar é um braço executivo da equipe administrativa e da equipe pedagógica e dela depende o bom funcionamento da organização escolar.

A secretaria escolar é o órgão responsável pelos serviços de escrituração, regularização e atualização dos processos legais referentes a toda documentação do estabelecimento, dos professores e dos alunos, trabalhando coletivamente para a gestão administrativa, financeira e pedagógica do estabelecimento de ensino, necessitando, portanto, de uma visão global dos processos educacionais. Juntamente com a direção, responde administrativamente e legalmente pela documentação escolar.

É através do correto lançamento e da efetivação dos diversos registros escolares que são verificados os direitos de um candidato à matrícula; a regularidade da vida escolar dos alunos e a legalidade do estabelecimento e dos cursos oferecidos; o desenvolvimento da aprendizagem de um aluno; o acompanhamento pedagógico; os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de conclusão; se geram subsídios para o planejamento das políticas públicas; se gerenciam recursos financeiros enfim, se garante o valor legal das documentações geradas nos diferentes meios.

A secretaria escolar representa perante a comunidade o órgão de maior importância na produção e organização de informações internas e externas à escola. Para subsidiar internamente a escola, são exemplos as informações usadas por alunos, professores, direção e equipe técnico-administrativa. 

Como informações direcionadas ao público externo, incluem aquelas legalmente documentadas e repassadas às autoridades públicas responsáveis pela administração de redes de ensino e pelas políticas nacionais, através de Programas como o PDDE Interativo (clique aqui e leia uma postagem sobre o assunto), as diferentes fases do Censo Escolar (clique aqui e leia uma explicação sobre o censo escolar), os dados cadastrais constantemente atualizados na Plataforma Sere; registros necessários aos Programas Sociais, como Bolsa-família, informações aos Núcleos de Educação, às Secretarias de Educação, a outras instituições de ensino, aos pais e responsáveis, etc.