03 August 2022
Apresentando a Secretaria Escolar
APRESENTANDO A
SECRETARIA ESCOLAR
O presente texto tem
como objetivo reforçar os conteúdos apresentados na reunião de pais e demonstrar, de modo geral, algumas características do
trabalho executado na Secretaria Escolar. Mais especificamente, apresentar e
orientar os pais quanto à necessidade de atender dentro dos
prazos estabelecidos pelas normas educacionais impostas pelos diferentes níveis
da educação, algumas das solicitações básicas para o correto desempenho das
atividades da escola e da legalidade da vida escolar dos alunos.
Segundo o Regimento
Escolar, os trabalhos realizados
na Secretaria Escolar são atribuição dos servidores técnico-administrativos, sendo que aquele que atua como Secretário Escolar deve ser designado por Ato Oficial (Resolução, decreto, etc.) segundo normas da Secretaria Municipal de Educação. Conforme define o Manual do Secretário Escolar da Secretaria de Estado da Educação do Paraná – SEED, a secretaria escolar é um braço executivo da equipe administrativa e da equipe pedagógica e dela depende o bom funcionamento da organização escolar.
na Secretaria Escolar são atribuição dos servidores técnico-administrativos, sendo que aquele que atua como Secretário Escolar deve ser designado por Ato Oficial (Resolução, decreto, etc.) segundo normas da Secretaria Municipal de Educação. Conforme define o Manual do Secretário Escolar da Secretaria de Estado da Educação do Paraná – SEED, a secretaria escolar é um braço executivo da equipe administrativa e da equipe pedagógica e dela depende o bom funcionamento da organização escolar.
A secretaria escolar é
o órgão responsável pelos serviços de escrituração, regularização e atualização
dos processos legais referentes a toda documentação do estabelecimento, dos
professores e dos alunos, trabalhando coletivamente para a gestão
administrativa, financeira e pedagógica do estabelecimento de ensino,
necessitando, portanto, de uma visão global dos processos educacionais. Juntamente com a
direção, responde administrativamente e legalmente pela documentação escolar.
É através do correto
lançamento e da efetivação dos diversos registros escolares que são verificados
os direitos de um candidato à matrícula; a regularidade da vida escolar dos
alunos e a legalidade do estabelecimento e dos cursos oferecidos; o
desenvolvimento da aprendizagem de um aluno; o acompanhamento pedagógico; os
resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de
conclusão; se geram subsídios para o planejamento das políticas públicas; se gerenciam
recursos financeiros enfim, se garante o valor legal das documentações geradas
nos diferentes meios.
A secretaria escolar
representa perante a comunidade o órgão de maior importância na produção e
organização de informações internas e externas à escola. Para subsidiar
internamente a escola, são exemplos as informações usadas por alunos,
professores, direção e equipe técnico-administrativa. Como informações
direcionadas ao público externo, incluem aquelas legalmente documentadas e repassadas
às autoridades públicas responsáveis pela administração de redes de ensino e
pelas políticas nacionais, através de Programas como o PDDE Interativo (clique
aqui e leia uma postagem sobre o assunto), as diferentes fases do Censo
Escolar (clique
aqui e leia uma explicação sobre o censo escolar), os dados cadastrais
constantemente atualizados na Plataforma Sere; registros necessários aos
Programas Sociais, como Bolsa-família, informações aos Núcleos de Educação, às
Secretarias de Educação, a outras instituições de ensino, aos pais e
responsáveis, etc.
POR ISSO, PEDIMOS A
ATENÇÃO DOS SENHORES PAIS PARA A IMPORTÂNCIA DAS SOLICITAÇÕES E DOS PRAZOS
ESTABELECIDOS PELA SECRETARIA QUANDO SOLICITAM A ENTREGA DE DOCUMENTOS OU O
COMPARECIMENTO EM DETERMINADOS PRAZOS.
AS INFORMAÇÕES
SOLICITADAS E DOS DOCUMENTOS GERADOS SÃO IMPRESCINDÍVEIS PARA A REGULARIDADE DA
VIDA ESCOLAR DE NOSSOS ALUNOS E DA VIDA LEGAL DA INSTITUIÇÃO.
Entre outras, três
solicitações são rotineiras e precisam da colaboração dos responsáveis pelos
alunos, especialmente quanto aos prazos estabelecidos: 1) a atualização de dados cadastrais, 2) a rematrícula e 3) a Ficha de
saúde.
Cada uma delas será
tratada de forma pormenorizada a seguir.
1 - ATUALIZAÇÃO DE DADOS
CADASTRAIS
Para manter o cadastro
dos alunos atualizados na Plataforma Sere e permitir a correta emissão dos
documentos escolares sempre que se fizerem necessários, bem como para facilitar
o georreferenciamento das matrículas, o contato com os responsáveis e garantir
a correta vida legal do aluno, os cadastros dos alunos são constantemente
atualizados.
Para evitar que os pais
de alunos necessitem deixar seus afazeres ou se ausentar do trabalho, a Ficha
de atualização cadastral é encaminhada aos pais, no mínimo, duas vezes ao ano.
Entretanto, esta precisa ser corretamente preenchida, conforme orientamos
através de avisos e devolvida dentro dos prazos para a professora pelo próprio
aluno.
É preciso ressaltar que
não se trata de uma mera exigência administrativa da escola, mas os dados
solicitados e os prazos estabelecidos são determinados pela SEED, devendo serem
obrigatoriamente cumpridos. Um exemplo de ficha de
atualização cadastral é o apresentado nas duas figuras abaixo.
Na figura 1, como pode
ser visualizado, constam os dados cadastrais do aluno, conforme estão
registrados no Sistema.
Na figura 2, há uma
campo circulado em vermelho. Consta “caso exista alguma alteração, utilizar os
campos abaixo”. Dessa forma, se na parte superior da ficha (figura 1) estiver
desatualizado algum dado, os espaços em branco na figura 2 devem ser utilizados
para o preenchimento dos dados atuais.
É preciso especial
atenção com o campo circulado em azul, no qual consta “nº da conta de luz /
água”. Embora haja a opção para marcar o número da conta de água no formulário,
por enquanto, não é válida no sistema. Ou seja, apenas o número da Conta de Luz é válido e deve ser preenchido.
Para facilitar, a
figura logo abaixo traz um talão de luz da Copel com o número de identificação
circulado. Esse número, obtido de um talão recente, é que deve ser anotado na
ficha. Deve-se também proceder ao envio de uma cópia da fatura em nome do
responsável pelo aluno. Caso a fatura não esteja no nome do responsável,
junta-se a ela, um outro comprovante complementar de endereço.
2.1 REMATRÍCULA
A rematrícula é o
processo no qual o aluno ou seu responsável confirma e garante a continuidade
da sua escolarização na instituição de ensino na qual já está matriculado.
É um procedimento de
suma importância, tanto para o aluno, quanto para a escola, como também para
rede de ensino. É através da rematrícula que instituição escolar faz o levantamento
e elabora o planejamento das vagas na escola para alunos transferidos, para a
abertura de novas turmas, etc. Dados que consolidados, permitem o correto
planejamento e dimensionamento da necessidade de vagas, de professores, de
cadeiras, carteiras entre outros recursos, na rede municipal, estadual, etc.
Por isso, há um rígido
cronograma que estabelece os prazos para a rematrícula. Prazos que não são
determinados pela escola, e sim através de atos oficiais (Resoluções, Decretos,
ou Leis) pela SEED ou NRE.
Por exemplo, os prazos
para os procedimentos de rematrícula para o ano letivo de 2015 na rede estadual
foram estabelecidos pela Instrução
Conjunta nº 001/2014 SEED/SUED – SUDE.
Dessa forma, para
evitar transtornos, é fundamental que os pais ou responsáveis efetuem a
rematrícula nos prazos e horários determinados, além de que, comparecendo nos
dias e horários pré-definidos, favorece o planejamento do trabalho na
Secretaria da Escola, agilizando o atendimento, evitando filas e reduzindo a
chance de falhas humanas.
2.2 - MUDANÇA DE PROCEDIMENTO
Em 2014 ocorreu uma
alteração nos procedimentos para a rematrícula. Nos anos anteriores, o
formulário de rematrícula era integrado ao formulário de atualização cadastral.
Dessa forma, como permitido pelas instruções dos órgãos educacionais, para facilitar aos pais, a ficha era anualmente
encaminhada pela escola à residência dos responsáveis e devolvida pelos alunos
devidamente preenchida.
No entanto, a partir de
então, foi elaborada pela SEED e disponibilizada um novo modelo de ficha. As
orientações são para que seja impressa uma única ficha para cada aluno, a qual
será assinada todo ano no respectivo campo, inviabilizando, pelo risco de dano
ou extravio do documento, o encaminhamento para a residência dos alunos.
Dessa forma, obedecendo
ao cronograma de matrículas da SEED, divulgado anualmente, os pais serão
convocados (em data a ser definida, normalmente próximo do final do ano) a comparecer à escola para efetuar a rematrícula, ou seja, garantir
a permanência dos alunos matriculados nesta instituição para o ano letivo
seguinte. Ressaltamos desde já que é extremamente imprescindível que os pais comparecem
nos dias e horários marcados quando forem convocados pela escola, facilitando a
organização e o planejamento do trabalho.
Abaixo a figura ilustra
o novo modelo de ficha de rematrícula
3 - FICHA DE SAÚDE
Permitindo que a escola tenha informações necessárias
para as providências adequadas, em uma eventual necessidade, será encaminhado
aos pais a Ficha de Saúde. Nela constará um histórico do quadro de saúde dos
alunos, bem como as formas de contato com os responsáveis em caso de
necessidade.
É preciso informar, por exemplo, o nome dos
responsáveis, o telefone, pessoas que podem ser contatadas no caso de ausência
dos pais. Também é importante assinalar se o aluno faz uso de algum
medicamento, informando qual. Em caso de medicamento de uso contínuo, anexar
uma cópia da receita médica que oriente sobre a dosagem e os horários, para o
caso de emergências. Informar também casos de alergia ou de doenças crônicas.
Sempre que julgar necessário ou houver alguma mudança nas condições de saúde dos alunos, os pais podem procurar a Secretaria da Escola para atualizar a ficha de saúde. Se preferirem, podem clicar aqui, imprimir uma nova ficha e encaminhar à escola devidamente preenchida e assinada.
Subscribe to:
Post Comments (Atom)
No comments:
Post a Comment