11 February 2015

Apresentando a Secretaria Escolar

APRESENTANDO A SECRETARIA ESCOLAR

O presente texto tem como objetivo reforçar os conteúdos apresentados na reunião de pais e demonstrar, de modo geral, algumas características do trabalho executado na Secretaria Escolar. Mais especificamente, apresentar e orientar os pais quanto à necessidade de atender dentro dos prazos estabelecidos pelas normas educacionais impostas pelos diferentes níveis da educação, algumas das solicitações básicas para o correto desempenho das atividades da escola e da legalidade da vida escolar dos alunos.

Segundo o Regimento Escolar, os trabalhos realizados na Secretaria Escolar são atribuição dos servidores técnico-administrativos, sendo que aquele que atua como Secretário Escolar deve ser designado por Ato Oficial (Resolução, decreto, etc.) segundo normas da Secretaria Municipal de Educação. Conforme define o Manual do Secretário Escolar da Secretaria de Estado da Educação do Paraná – SEED, a secretaria escolar é um braço executivo da equipe administrativa e da equipe pedagógica e dela depende o bom funcionamento da organização escolar.

A secretaria escolar é o órgão responsável pelos serviços de escrituração, regularização e atualização dos processos legais referentes a toda documentação do estabelecimento, dos professores e dos alunos, trabalhando coletivamente para a gestão administrativa, financeira e pedagógica do estabelecimento de ensino, necessitando, portanto, de uma visão global dos processos educacionais. Juntamente com a direção, responde administrativamente e legalmente pela documentação escolar.

É através do correto lançamento e da efetivação dos diversos registros escolares que são verificados os direitos de um candidato à matrícula; a regularidade da vida escolar dos alunos e a legalidade do estabelecimento e dos cursos oferecidos; o desenvolvimento da aprendizagem de um aluno; o acompanhamento pedagógico; os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de conclusão; se geram subsídios para o planejamento das políticas públicas; se gerenciam recursos financeiros enfim, se garante o valor legal das documentações geradas nos diferentes meios.

A secretaria escolar representa perante a comunidade o órgão de maior importância na produção e organização de informações internas e externas à escola. Para subsidiar internamente a escola, são exemplos as informações usadas por alunos, professores, direção e equipe técnico-administrativa. Como informações direcionadas ao público externo, incluem aquelas legalmente documentadas e repassadas às autoridades públicas responsáveis pela administração de redes de ensino e pelas políticas nacionais, através de Programas como o PDDE Interativo (clique aqui e leia uma postagem sobre o assunto), as diferentes fases do Censo Escolar (clique aqui e leia uma explicação sobre o censo escolar), os dados cadastrais constantemente atualizados na Plataforma Sere; registros necessários aos Programas Sociais, como Bolsa-família, informações aos Núcleos de Educação, às Secretarias de Educação, a outras instituições de ensino, aos pais e responsáveis, etc.

POR ISSO, PEDIMOS A ATENÇÃO DOS SENHORES PAIS PARA A IMPORTÂNCIA DAS SOLICITAÇÕES E DOS PRAZOS ESTABELECIDOS PELA SECRETARIA QUANDO SOLICITAM A ENTREGA DE DOCUMENTOS OU O COMPARECIMENTO EM DETERMINADOS PRAZOS.

AS INFORMAÇÕES SOLICITADAS E DOS DOCUMENTOS GERADOS SÃO IMPRESCINDÍVEIS PARA A REGULARIDADE DA VIDA ESCOLAR DE NOSSOS ALUNOS E DA VIDA LEGAL DA INSTITUIÇÃO.

Entre outras, três solicitações são rotineiras e precisam da colaboração dos responsáveis pelos alunos, especialmente quanto aos prazos estabelecidos: 1) a atualização de dados cadastrais, 2) a rematrícula e 3) a Ficha de saúde.
Cada uma delas será tratada de forma pormenorizada a seguir.

1 - ATUALIZAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS

Para manter o cadastro dos alunos atualizados na Plataforma Sere e permitir a correta emissão dos documentos escolares sempre que se fizerem necessários, bem como para facilitar o georreferenciamento das matrículas, o contato com os responsáveis e garantir a correta vida legal do aluno, os cadastros dos alunos são constantemente atualizados.

Para evitar que os pais de alunos necessitem deixar seus afazeres ou se ausentar do trabalho, a Ficha de atualização cadastral é encaminhada aos pais, no mínimo, duas vezes ao ano. Entretanto, esta precisa ser corretamente preenchida, conforme orientamos através de avisos e devolvida dentro dos prazos para a professora pelo próprio aluno.

É preciso ressaltar que não se trata de uma mera exigência administrativa da escola, mas os dados solicitados e os prazos estabelecidos são determinados pela SEED, devendo serem obrigatoriamente cumpridos. Um exemplo de ficha de atualização cadastral é o apresentado nas duas figuras abaixo.

Na figura 1, como pode ser visualizado, constam os dados cadastrais do aluno, conforme estão registrados no Sistema.


Na figura 2, há uma campo circulado em vermelho. Consta “caso exista alguma alteração, utilizar os campos abaixo”. Dessa forma, se na parte superior da ficha (figura 1) estiver desatualizado algum dado, os espaços em branco na figura 2 devem ser utilizados para o preenchimento dos dados atuais.

É preciso especial atenção com o campo circulado em azul, no qual consta “nº da conta de luz / água”. Embora haja a opção para marcar o número da conta de água no formulário, por enquanto, não é válida no sistema. Ou seja, apenas o número da Conta de Luz é válido e deve ser preenchido.


Para facilitar, a figura logo abaixo traz um talão de luz da Copel com o número de identificação circulado. Esse número, obtido de um talão recente, é que deve ser anotado na ficha. Deve-se também proceder ao envio de uma cópia da fatura em nome do responsável pelo aluno. Caso a fatura não esteja no nome do responsável, junta-se a ela, um outro comprovante complementar de endereço.





2.1  REMATRÍCULA

A rematrícula é o processo no qual o aluno ou seu responsável confirma e garante a continuidade da sua escolarização na instituição de ensino na qual já está matriculado.

É um procedimento de suma importância, tanto para o aluno, quanto para a escola, como também para rede de ensino. É através da rematrícula que instituição escolar faz o levantamento e elabora o planejamento das vagas na escola para alunos transferidos, para a abertura de novas turmas, etc. Dados que consolidados, permitem o correto planejamento e dimensionamento da necessidade de vagas, de professores, de cadeiras, carteiras entre outros recursos, na rede municipal, estadual, etc.

Por isso, há um rígido cronograma que estabelece os prazos para a rematrícula. Prazos que não são determinados pela escola, e sim através de atos oficiais (Resoluções, Decretos, ou Leis) pela SEED ou NRE.

Por exemplo, os prazos para os procedimentos de rematrícula para o ano letivo de 2015 na rede estadual foram estabelecidos pela Instrução Conjunta nº 001/2014  SEED/SUED – SUDE.
Dessa forma, para evitar transtornos, é fundamental que os pais ou responsáveis efetuem a rematrícula nos prazos e horários determinados, além de que, comparecendo nos dias e horários pré-definidos, favorece o planejamento do trabalho na Secretaria da Escola, agilizando o atendimento, evitando filas e reduzindo a chance de falhas humanas.

2.2 - MUDANÇA DE PROCEDIMENTO

Em 2014 ocorreu uma alteração nos procedimentos para a rematrícula. Nos anos anteriores, o formulário de rematrícula era integrado ao formulário de atualização cadastral. Dessa forma, como permitido pelas instruções dos órgãos educacionais, para facilitar aos pais, a ficha era anualmente encaminhada pela escola à residência dos responsáveis e devolvida pelos alunos devidamente preenchida.

No entanto, a partir de então, foi elaborada pela SEED e disponibilizada um novo modelo de ficha. As orientações são para que seja impressa uma única ficha para cada aluno, a qual será assinada todo ano no respectivo campo, inviabilizando, pelo risco de dano ou extravio do documento, o encaminhamento para a residência dos alunos.

Dessa forma, obedecendo ao cronograma de matrículas da SEED, divulgado anualmente, os pais serão convocados (em data a ser definida, normalmente próximo do final do ano) a comparecer à escola para efetuar a rematrícula, ou seja, garantir a permanência dos alunos matriculados nesta instituição para o ano letivo seguinte. Ressaltamos desde já que é extremamente imprescindível que os pais comparecem nos dias e horários marcados quando forem convocados pela escola, facilitando a organização e o planejamento do trabalho.

Abaixo a figura ilustra o novo modelo de ficha de rematrícula



3 - FICHA DE SAÚDE

              Permitindo que a escola tenha informações necessárias para as providências adequadas, em uma eventual necessidade, será encaminhado aos pais a Ficha de Saúde. Nela constará um histórico do quadro de saúde dos alunos, bem como as formas de contato com os responsáveis em caso de necessidade.

              É preciso informar, por exemplo, o nome dos responsáveis, o telefone, pessoas que podem ser contatadas no caso de ausência dos pais. Também é importante assinalar se o aluno faz uso de algum medicamento, informando qual. Em caso de medicamento de uso contínuo, anexar uma cópia da receita médica que oriente sobre a dosagem e os horários, para o caso de emergências. Informar também casos de alergia ou de doenças crônicas.



  Sempre que julgar necessário ou houver alguma mudança nas condições de saúde dos alunos, os pais podem procurar a Secretaria da Escola para atualizar a ficha de saúde. Se preferirem, podem clicar aqui, imprimir uma nova ficha e encaminhar à escola devidamente preenchida e assinada.

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